Правила проведения тендера в Украине. Как быстро их освоить? Порядок проведения тендеров Проведение тендеров порядок условия проведения

Желающие принять участие в проводимых тендерах в сроки, указанные на сайте, для получения тендерной документации обращаются в подразделения-инициаторы по контактным телефонам, указанным в публичном объявлении (дополнительной информации). Для участия в тендере претендент должен представить следующие документы (сведения об организации):

Заявку на участие в тендере (первоначально копия заявки для регистрации направляется по факсу, с указанием структурного подразделения, разместившего сообщение о проведении тендера);

Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

Копия выписки из Устава: наименование, адрес, исполнительный орган и его права;

Копия решения о назначении исполнительного органа;

Копия лицензии (при необходимости);

Копию сертификата стандарта качества ISO 9001 (если имеется);

Конкурсное предложение (копия вместе с заявкой по факсу).

Конкурсное Предложение состоит из двух частей:

Техническая часть:

В техническом предложении должна содержаться исчерпывающая информация о товаре (выполняемых работах, услугах), о качестве продукции (соответствия ГОСТ, ТУ, СПиП и иных характеристикам); отсутствие какой-либо информации по перечисленным вопросам будет расцениваться как невыполнение требований технических условий.

Коммерческая часть:

Коммерческая часть предложения должна содержать сведения о цене предмета тендера с обязательным указанием общей стоимости. Здесь указываются также условия оплаты (расчетов) и возможные скидки; объемы и сроки поставок (выполняемых работ, оказываемых услуг); условия поставки (выполнения работ, оказания услуг), отнесения расходов по доставке товара.

Тендерные комиссии при принятии решения руководствуются следующими критериями:

Цена товара (работ, услуг) и условия оплаты (предоплата, отсрочка);

Качество товара (работ, услуг);

Обеспеченность предприятия техническими средствами;

Наличие собственных разработчиков и исследовательской базы у предприятия;

Финансовое состояние предприятия .

Конкурсные предложения должны быть действительны в течение 30 дней после даты проведения тендера.

Все представленные конкурсные предложения и включенные в них документы после их рассмотрения не возвращаются Участникам тендера. Участники тендера, получившие тендерную документацию должны обращаться с ней как с конфиденциальным документом и не имеют права разглашать информацию, касающуюся тендера, какой-либо третьей стороне без получения на это предварительного письменного согласия Организатора тендера. Организатор оставляет за собой право выбрать победителем любого Участника тендера, в том числе, и в случае если предложенная участником цена выше, чем у других участников тендера, а так же отклонить любое Конкурсное предложение, либо все Конкурсные предложения без объяснения участникам тендера причин такого решения. В случае если самая низкая цена предмета тендера, предложенная Участниками тендера, превышает расчетную стоимость Организатора, Организатор будет вправе отклонить все Конкурсные предложения и провести повторный тендер. Размещение в сети интернет сообщения о проводимом тендере не являются офертой. Все расходы, связанные с подготовкой и представлением Конкурсного предложения, несет Участник тендера.

Сроки представления Конкурсных предложений указываются в публичном объявлении, размещенном на сайте. Конкурсные предложения, полученные позднее вышеуказанного срока, рассматриваться не будут. Само по себе проведение конкурсных торгов или тендера являются открытым процессом. Претенденты имеют возможность представить, защитить, а также обосновать собственные тендерные предложения. Одним из условий торгов является срок сдачи предложений для участия в торгах. Не позднее этого времени все участвующие в торгах фирмы (оференты) подают тендер, оформленный надлежащим образом, под роспись в тендерный комитет.

Предложения представляются в закрытых опечатанных конвертах (часто двойных), чтобы избежать досрочной утечки сведений, которыми могут воспользоваться конкуренты. На внешнем конверте указывается адрес для приема предложений, на внутреннем - номер тендера, его название (цель) и дата, установленная для приема документов. Следующий этап проведения торгов - сравнение поданных предложений, подведение итогов и определение победителя. В назначенный день и час тендерный комитет вскрывает конверты с поступившими предложениями. Процедура вскрытия пакетов с предложениями может быть осуществлена в условиях гласности, в присутствии всех участников торгов, представителей средств массовой информации. Такие торги называют гласными.

При проведении негласных торгов тендерные комитеты вскрывают пакеты на закрытом заседании. Выбор победителя торгов может последовать сразу за вскрытием и оглашением поступивших предложений в том случае, когда преследуется цель выбрать предложение с самыми низкими ценами при прочих равных условиях. Однако чаще всего для принятия решения о выборе поставщика (подрядчика на строительство объекта) требуется время, чтобы внимательно проанализировать поданные предложения и отобрать то из них, которое наилучшим образом соответствует целям торгов. Срок, в течение которого тендерные комитеты изучают и анализируют предложения оферентов (оферты), зависит от объема информации (технической, коммерческой и др.), которую предстоит проанализировать, обычно - от нескольких недель до нескольких месяцев. Решение тендерного комитета о выборе победителя торгов может быть гласным, а может быть и закрытым. В первом случае это решение сообщается всем участникам торгов, а также через средства информации.

Во втором случае решение о передаче заказа сообщается победителю в конфиденциальной форме. Оферент, выигравший торги, в соответствии с их условиями, как правило, вносит второй гарантийный залог. Его величина обычно составляет от 5 до 10% стоимости заказа. После выполнения заказа гарантийный залог возвращается.

С победителями торгов подписывается контракт, в котором оговариваются все необходимые условия. Контракты вступают в силу после одобрения правительственными службами. Заключение сделки по результатам торгов может производиться путем принятия предложения (акцепта) без последующего подписания контракта обеими сторонами .

Стандартизированный цикл работы над проектом «проведение тендера».

1 этап. Формирование внутри компании списка задач выносимых на тендер и согласование типа организаций принимающих в нем участие. Принятие решения о проведении тендера.

Как показывает практика этот этап совсем не лишний, поскольку от того насколько единым будет понимание задач, выносимых на тендер, различными сотрудниками компании, зависит скорость принятия решения по всем последующим этапам работ. Не плохо так же достигнуть взаимопонимания по вопросам, какого рода и масштаба поставщики будут приглашены к участию в тендере, открытым или закрытым он будет.

2 этап. Создание «Брифа» (Приглашение к участию).

На этом этапе сотрудник, ответственный в компании - заказчике за подготовку и проведение тендера, должен изложить в едином документе цели проекта (проведения тендера) и требования к участникам соревнования.

Такой бриф (Приглашение к участию) затем будет направлен потенциальным участникам тендера для рассмотрения.

Стандартный бриф предполагает следующий состав:

Описание компании-заказчика

Постановка проблемы

Описание желаемого результата

Требования к участникам тендера

Описание формы подачи заявки (критерии документа)

Критерии оценки претендентов

Сроки проведения тендера

Каждая часть из этой заявки является осмысленной и функциональной частью документа. Разумеется, что ваша компания может оказаться от любой из них, или нескольких сразу, но это, лишь затруднит ваше общение с потенциальными поставщиками решений.

3 этап. Выбор компаний - участников.

Теперь, после формирования брифа, вы можете смело приглашать к участию в тендере заинтересованные организации. Обычно, если объявляется «тендер цены», то к участию приглашаются 3 -4 организации. Если же запланировано проведение двухэтапного «тендера решений», то количество участников на первом этапе может быть от 5 до 9, а на второй этап выходят два - три участника, подготовившие наиболее интересные предложения.

Как же определить состав компаний - участников для тендера?

Существует открытый тендер, к участию в котором вы приглашаете все организации, отвечающие требованиям. Открытый тендер объявляют через специализированные СМИ, Интернет сайты или профессиональные сообщества. Такой вид проведения тендеров должны использовать, например, государственные организации.

Закрытый тендер предусматривает приглашение участников компанией-организатором. Для приглашения к участию в первом этапе, компании участницы, отбираются по значимым для организатора критериям. Теперь, объявив о начале тендера, вы с нетерпением ждете получения первоначальных заявок.

4 этап. Уточнение позиций.

На этом этапе работ, компании, подавшие первоначальные заявки на участие в тендере, будут обращаться к вам за дополнительной информацией. Уточнять ваше видение проблемы и желаемые пути ее решения. Для того, что бы окончательные предложения участников выглядели не только персонализированными, но и осмысленными, вам потребуется потратить на обсуждение некоторое количество времени. Вот тут-то вы и вспомните о разумном ограничении числа участников тендера, о котором писалось выше.

В том случае, когда тендер намечен двух этапный после рассмотрения предварительной заявки, компании вышедшие во второй тур, готовят итоговые документы.

5 этап. Презентация итоговых Предложений.

В такой ответственный момент сухим документом не обойтись финалистов конкурса приглашают на встречу в компанию организатор. Именно на этой встрече, презентуя свое решение, представители провайдера и имеют возможность убедить вас в том что их решение единственно правильное.

И если работы по предыдущим этапам могли проводиться силами одного двух сотрудников соответствующего подразделения, то на итоговую презентацию приглашаются руководители тех подразделений, которые будут выступать у вас внутренними заказчиками по проекту.

6 этап. Окончательный отбор.

После проведения презентаций, и внимательного изучения полученного предложения, ответственные руководители вашей компании коллегиально принимают решение о выборе того или иного поставщика. В некоторых компаниях это решение принимается на совещании, с помощью устного обсуждения и уточнения мнения внутренних заказчиков. В других более формальных случаях, создается рейтинговая таблица, где с помощью метода средневзвешенного коэффициента определяется итоговый бал каждого участника тендера.

7 этап. Объявление победителей.

Это, несомненно, самый приятный и волнующий этап для всех участников. К сожалению, в российской практике часто оказывается что компании, не выигравшие тендер, узнают о его завершении, когда их конкурент уже во всю работает над проектом. Согласитесь, такое поведение не украшает Заказчика. Хорошим тоном считается на общем собрании или через СМИ (при открытом тендере) или в персональном порядке (если тендер был закрытый) оповестить всех участников о завершении работ и выборе окончательного поставщика решений .

Как видно, работа над тендером не представляет непреодолимых проблем с точки зрения организации. Главная сложность в этом процессе кроется именно в осознании заказчиком решаемой проблемы и выборе адекватного решения. И если вы хотите найти самое экономичное решение вашей задачи, то наверное стоит говорить лишь о сравнении цен на одинаковые услуги.

Для России термин «тендер» новый, хотя сама процедура, описанием которой он служит, применяется уже очень давно.

Его отечественный синоним – торги. Несмотря на широкое распространение в бизнес-кругах, своего закрепления на законодательном уровне в РФ он пока не получил .

Впервые такое определение появилось в 1993 году, после принятия ЮНИСТРАЛ типового закона, воспользовавшись которым государства получали возможность реформировать своё законодательство в отношении процедур закупок с целью обеспечения нормального , а также достижения справедливости и объективности в ходе осуществления закупок.

Использование этого международного правового акта в законодательствах относительно закупок призвано обеспечить в странах, где их применяют, максимальную эффективность и экономичность при осуществлении данной процедуры.

Тендер (tender) – это отбор предложений на поставку/закупку продукции/услуг/работ на конкурсной основе, согласно заранее установленным условиям.

Он проводится в течение определённого периода времени и осуществляется исходя из принципов состязательности, равноправия и эффективности .

В качестве организаторов тендера могут выступать государственные и коммерческие структуры, а также субъекты, обладающими имущественными правами.

Принимать участие в мероприятии разрешается любым физическим или юридическим лицам, чьи средства и направление деятельности позволяют им выполнить взятые, согласно условиям тендерного договора, обязательства.

Тендерный пакет приобретается потенциальными участниками по установленной цене или предоставляется бесплатно, если имеет место быть неофициальная процедура.

Виды

Классификация тендеров предусматривает их деление по признакам. В зависимости от цели они могут быть ориентированы на закупку или продажу .

В этом случае победитель определяется сразу после рассмотрения всех заявок, после чего с ним заключается контракт.

Второй вариант используют при поиске исполнителя на заказы, связанные с проведением масштабных инженерно-конструкторских работ, научных исследований и прочие.

В такой ситуации участник сначала предоставляет заказчику технические сведения относительно своих возможностей выполнения установленных условий и уже после рассмотрения их организатором приступают к определению цены.

В зависимости от организатора тендеры бывают :

• государственные (регламентируются ФЗ № 44) характеризуются жёсткими требованиями отбора участников, планированием и отчётностью по совершённым госзакупкам, наличием запрета на некоторые виды закупок и прочее;
• коммерческие отличаются отсутствием законодательного регулирования и возможностью самостоятельного установления правил торгов;
• закупки отдельными юридическими лицами (регламентируются ФЗ № 223) – самая проблематичная категория тендеров, поскольку, несмотря на правила, установленные в законодательном порядке, лица, их проводящие, также наделены возможностью самостоятельной разработки своих положений, что нередко приводит к противоречивости фактических и юридических установок.

Следует дополнительно отметить, что в зависимости от масштабности предприятия, которое собирается совершить заказчик, тендеры можно поделить на официальные и неофициальные.

Если сумма торгов небольшая, то проведение полномасштабных мероприятий по поиску исполнителя экономически нецелесообразно . В этом случае заказчик просто уведомляет потенциальных участников о возможности выполнения своего заказа, а после рассмотрения заявленных кандидатур, выбирает наиболее подходящую.

Весьма интересной формой является запрос котировок и предложений. Их заказчики проводят с целью провести анализ цен и технических возможностей потенциальных исполнителей.

Полученные сведения могут использоваться для составления оптимального тендерного пакета, и проч.

Особенности организации официального тендера

Официальный тендер может несколько отличаться процедурой проведения, в зависимости от организатора, но в целом имеет больше общих черт.

Его главной особенностью и отличием от неофициальных торгов является конкретно установленный порядок проведения и прохождения, определяемый непосредственно самим заказчиком и соответствующий нормам законодательства.

Он включает следующие пункты:

1. разработка тендерной комиссией всех критериев будущего проекта;
2. размещение информации о предстоящем тендере с возможностью предоставления тендерного пакета;
3. подача заявок потенциальными исполнителями, сопровождаемые соответствующей документацией, которая служит их основанием для выполнения размещённого заказа;
4. рассмотрение заявок организатором;
5. выбор победителя и заключение с ним контракта.

Чтобы заранее обезопасить себя от ошибочной сделки некоторые компании требуют от участников предоставление банковских гарантий.

На государственные тендеры по закупкам это требование распространяется всегда .

Классификация торгов по допуску участников

По допуску участников тендеры делятся на открытые и закрытые .

Первый вид предусматривает полную публичность относительно информации об участии.

Сведения могут размещаться как на электронных торговых площадках, так и в СМИ, на сетевых порталах и в прочих источниках. Как правило, ограничений к подаче заявок нет.

Второй, наоборот, предполагает конфиденциальность. Круг участников в этом случае небольшой.

Необходимость закрытого проведения тендера может быть продиктована соображениями государственной безопасности или же цена на сам заказ организатора настолько мала, что не оправдывает проведения крупномасштабных торгов.

Что собой представляют электронные торги?

Электронные тендеры осуществляются на специальных площадках в интернете. Их в сети немало.

Среди них существуют 5 официальных торговых площадок, на которых организуются государственные тендеры .

Процедура проведения таких мероприятий (электронных) мало чем отличается от традиционной. От участников требуется предоставление аналогичной документации, от организаторов сбор и обработка информации и т. д.

Деятельность таких ресурсов и порядок мероприятий, проходящих в их рамках, регламентированы правовыми нормами РФ.

Итак, тендеров существует огромное количество, и возникновение каждого из них является следствием определённой потребности той или иной рыночной ниши.

Можно с уверенностью прогнозировать, что их число будет неуклонно увеличиваться.

Что касается регулирования на правовом уровне, то политика государства в этом отношении направлена на обеспечение условий для здоровой конкуренции и экономию бюджетных средств.

Несмотря на то что проведение тендеров госзакупок проходят в более жёстких условиях, нежели коммерческие, возможности, предоставляемые государством, своим исполнителям зачастую оказываются шире.

Частые вопросы

Узнав о таком мероприятии, как тендер и как участвовать в нем, можно приступить к оформлению и подаче документов.

Список документов определяет сам заказчик, однако существует основной пакет, который необходим в любом случае . В него входят:

1. заявка, которую заверяет руководитель предприятия;
2. заявление и приложенная к ней презентация со сведениями о прошлых проектах;
3. опись документации, которая имеется в пакете;
4. копия ИНН, заверенная нотариусом;
5. свидетельство о государственной регистрации;
6. справка, подтверждающая отсутствие задолженности перед налоговой службой;
7. отчетность о финансовом состоянии компании за прошедшие три месяца.

Кроме того, заказчик может включить пункт об обеспечении заявки . Это говорит о том, что претендент должен заранее внести определенную сумму, которая составляет не более 5% от общей суммы контракта .

Такие действия являются подтверждением намерений исполнителя выполнить заказ. Перечисление этих средств подтверждает платежное поручение, которое предоставляется на рассмотрение с пакетом документов.

Этот залог удержится в том случае, если участник решит уклониться от выполнения данного заказа после того, как его выберут в качестве исполнителя. Всем претендентам возвращается вложенная ими сумма после того, как конкурс будет завершен . Это также касается и тех участников, которые преждевременно отозвали заявку.

Тендер – обязательная составляющая публичных закупок в государственном секторе. Согласно действующему законодательству, подавляющее большинство госпредприятий должны проводить торги на приобретение услуг и товаров, необходимых для выполнения их функций. Это открывает широкие перспективы перед компаниями-исполнителями, желающими участвовать в госзаказах. Но чтобы это участие стало результативным, важно знать правила проведения тендеров в Украине и следовать им на каждом этапе торгов.

Виды и отличия тендеров

Государственные тендеры в Украине классифицируют по двум критериям:

1) По типу предмета – на закупку:

• товара;
• услуги;
• работы.

2) По уровню стоимости:

• допороговые – приобретаются товары/услуги на общую сумму менее 200 тыс. грн. и работы на сумму не более 1,5 млн. грн.; цена товаров/услуг составляет не больше 1 млн. грн., а работ – 5 млн. грн.;
• сверхпороговые – приобретаются товары/услуги на общую сумму более 200 тыс. грн. и работы на сумму не менее 1,5 млн. грн.; цена товаров/услуг больше 1 млн. грн., а работ – 5 млн. грн.

Большинство государственных торгов в Украине сверхпороговые – порядок проведения тендеров данного формата регламентируется ЗУ №922 «О публичных закупках».

Старт торгов

Первый этап проведения тендера со стороны заказчика – объявление о государственных торгах. Оно публикуется на электронных площадках, авторизированных системой ProZorro. Объявление содержит условия участия в тендере и перечень документов, запрашиваемых от потенциальных участников. Обязательные составляющие объявления:

• требования к закупаемым товарам/услугам/работам (технические, качественные и количественные характеристики);
• требования по квалификации участников;
• критерии и методика оценки предложений.

Подача заявок

Для предприятия, которое планирует принять участие в государственной закупке, первым шагом является регистрация на электронной площадке с последующим поиском торгов. Когда подходящий тендер будет найден, необходимо изучить правила участия в тендере, собрать запрашиваемую документацию и в обозначенные сроки подать в электронном виде свое предложение через авторизированную площадку.

В период подачи заявок на тендер участники могут задавать заказчику уточняющие вопросы, касающиеся содержания документации. Такая опция доступна, если до окончания публикации предложений осталось не менее 10 дней. На ответ заказчику отводится 3 дня. В ходе коммуникации он может изменить некоторые условия, прописанные в документации, – в данной ситуации термин подачи заявок в автоматическом режиме продлевается на 7 или более дней. Уведомление об изменениях в условиях тендера приходят каждому участнику торгов, поэтому у них есть время ознакомиться с поправками. Далее участники имеют право или обновить предложение, или отозвать заявку.

Для проведения закупки должно быть обеспечено минимальное количество участников, подавших предложение: для допороговых торгов – минимум 1 участник, для сверхпороговых – минимум 2 участника. Если критерии не соблюдены, закупка отменятся. Если на сверхпороговые торги подалось достаточное количество участников, объявляется аукцион.

Проведение аукциона

В момент объявления аукциона электронная система раскрывает цены, предлагаемые участниками, и сортирует их по уменьшению. Торги проходят в три этапа – на каждом из них участники в заранее определенном порядке снижают цену своего предложения. Новый этап стартует с последней цены предыдущего.

У участников нет строгих ограничений по уменьшению цены. Главное – придерживаться базового правила: шаг каждого снижения должен превышать минимальный шаг аукциона, указанный в условиях проведения торгов. На каждом этапе участники могут следить, как проходит тендер – как меняются ценовые предложения и кто из конкурентов продолжает участие в торгах.

Оценка предложений

После третьего этапа ставок система делает все предложения публичными для участников. Раскрываются цены, условия предоставления предмета закупки, а также документы, которые подтверждают квалификацию потенциальных исполнителей. На основе этих данных заказчик будет оценивать предложения.

Главный критерий оценки по правилам тендера – экономическая выгода. Поэтому первой рассматривается заявка с наименьшей ценой. После определения выгодного предложения заказчику отводится 5 дней для его изучения. В некоторых случаях этот срок может быть продлен до 20 суток. Если документация первого кандидата отвечает условиям торгов, заказчик вправе объявить его победителем без рассмотрения остальных заявок – на этом процедура проведения тендера считается завершенной.

Если первое предложение не удовлетворяет требования заказчика, он продолжает оценку заявок. На данном этапе анализируются не только цена и документация участников, но и дополнительные факторы:

• допустимые формы оплаты;
• условия гарантийного обслуживания;
• эксплуатационные затраты;
• предлагаемые сроки выполнения договора.

Тендер продолжается или до определения окончательного победителя, или до отклонения всех заявок. Во втором случае торги считаются отмененными.

Заключение договора

После определения участника, победителя тендера, на электронной площадке публикуется официальное сообщение о намерении заказчика заключить договор. Параллельно с этим система ProZorro информирует всех участников о результатах торгов. Каждый из них имеет право обратиться к заказчику для разъяснения конкурентных преимуществ предложения победителя. Также участники могут подать жалобу в Уполномоченный комитет, если, по их мнению, тендер прошел с нарушениями действующего законодательства.

При отсутствии жалоб заказчик и исполнитель подписывают договор. Процедура проводится не позже, чем через 20 суток после официального заявления о заключении договора. На этом торги закрываются. Все решения, которые были приняты в ходе проведения тендера в Украине, оформляются в форме протокола Уполномоченного органа или тендерного комитета.

Тендер – это конкурс, который помогает заказчику выбрать наиболее предпочтительное для него предложение среди множества вариантов, предложенных от представителей разных компаний. Проведение тендеров осуществляется на основе конкурентного соревнования, победитель которого подписывает с заказчиком контракт.

Тендеры являются основным способом , предоставления услуг или подрядных работ. При этом заранее оговариваются сроки, сумма и другие подробности. Эти нюансы должны быть учтены участником, так как заказчики зачастую выбирают именно те предложения, которые полностью соответствуют их требованиям.

Не только государство, но и частники

Конкурсы проводятся не только по инициативе государственных представителей: они так же распространены среди частных компаний. Так, в настоящее время для участия в подобных торгах, компании (потенциальному участнику) необходимо внести определенную сумму, которая является гарантией серьезных намерений претендента. Так что возможности принимать участие в тендере у некоторых просто нет. Это фирмы, занимающиеся малым и средним бизнесом.

В чем преимущества тендеров?

Существуют определенные виды организации торгов, которые имеют свои плюсы и минусы. Но если рассматривать их с общей точки зрения, можно выделить следующие преимущества:

1. Эффективность. Торги позволяют компании-заказчику рассмотреть множество предложений, выбрав наилучшее, наиболее эффективное из них.
2. Для любой компании-участника – это шанс повысить не только свою финансовую успешность, но и репутацию.
3. Тендерные торги – это очень удобно и экономично, ведь претендентов всегда много.

Классификация способов организации торгов в России

Уже более 50 лет США активно применяют разработанную в прошлом веке ими же тендерную систему. За это время успели появиться ее множественные вариации, некоторые из которых используются в России. Сам же американский термин «тендер» в РФ практически не используется – его успешно заменяют более привычным и устоявшимся словом «конкурс».

Открытые и закрытые

Классификация тендеров зачастую осуществляется по степени доступности для претендентов. Встречаются как закрытые и открытые, так и ограниченные тендеры. В России в настоящее время достаточно большую популярность получили закрытые конкурсы, которые, однако, считаются менее эффективными. Решение провести тендер закрытого типа, как считают эксперты, – это дань советским традициям. В то время как тендеры открытые в России встречаются значительно реже, несмотря на то, что они имеют больше преимуществ. Основное из них – участие большего количества потенциальных поставщиков. В этом случае торги выполняют свои главные функции – открытость и доступность.

С предварительным отбором кандидатов и без него

Классификация также может быть основана на отборе участников, проведенном перед началом мероприятия. Даже в тех случаях, когда конкурс открытый или ограниченный, заказчик может отсеять кандидатов, заявки которых, наименее соответствуют выдвинутым требованиям. Эта процедура актуальна потому, что многие компании, даже будучи наименее подходящими для участия в том или другом конкурсе, все равно подают заявку. А ведь огромное количество участников лишь притормаживает процесс выбора лучшего предложения, в то время как одной из функций конкурса является быстрота.

Два этапа или один

Проведение торгов в один этап не предусматривает изменений или переговоров по ходу конкурса, поэтому во многих случаях он неприемлем. А вот проведение двухэтапного тендера является достаточно эффективным методом, который отличается гибкостью со стороны заказчика. Двухэтапный конкурс, состоящий из нескольких ступеней, дает возможность урегулировать все вопросы, проведя на первом этапе переговоры. Но, несмотря на несомненные преимущества, двухэтапные торги не жалуют не только в РФ, но и за границей из-за слишком затяжного процесса проведения. Лишь в случае, когда заказ достаточно серьезен, проводится двухэтапный аукцион.

Что проведение тендера включает в себя?

Торги имеют определенные этапы организации:

1. Определение предмета торгов.
2. Разработка программы проведения, определение формы торгов (закрытые, ограниченные, открытые).
3. Разработка критериев документации, необходимой для участия в конкурсе.
4. Выбор участников торгов. Данный пункт изменяется в зависимости от вида конкурса: если организатор принял решение провести открытый конкурс, он рассылает приглашения (согласно постановлению об условиях и правилах тендеров при открытых торгах, сообщение обязательно появляется на сайте компании, а также может быть размещено в прессе, разослано по электронной почте). Когда же принято решение провести закрытый конкурс, потенциальным участникам рассылаются приглашения.
5. Отбор кандидатов.
6. Прием предложений от избранных участников торгов.
7. Оценка предложений и выбор одного из них, наиболее выгодного, заказчиком.
8. Подписание соглашения с победителем.

Если заказчик проводит торги самостоятельно, не обращаясь к услугам специализированных компаний, то первое, что он должен сделать, – это организовать команду, которая будет заниматься проведением мероприятия. Основная функция этой группы – составить положение о тендере и правила его проведения. Руководитель должен ознакомиться с этими документами и утвердить их. Также назначается состав тендерной комиссии.

Тендерная комиссия: функции и обязанности

Главная задача тендерной комиссии – ведение торгов. Тендерная комиссия должна подготовить сообщение о проведении мероприятия (его еще называют брифом), разослать его определенным лицам или разместить в СМИ (когда планируется проведение открытого типа конкурса). В сообщении содержится полная информация о требованиях, которые предъявляет своим исполнителям заказчик: требования к предложениям, критерии оценки этих предложений, принципы отбора победителя и т.д.

Данная комиссия также регистрирует участников, которые прошли предварительный квалификационный отбор (такой отбор осуществляется, если имеет место проведение открытых тендеров). Отбор позволяет заказчику, который знакомится с заявками потенциальных участников, выбрать наиболее подходящих под его требования претендентов. Процедура необходима в первую очередь потому, что если заявок поступило достаточно много (в среднем больше 10), то расходы времени и сил увеличиваются, что не выгодно заказчику.

К тому же, очень важен уровень квалификации претендента. Так, если квалифицированность поставщика низкая, он, даже сделав формально лучшее предложение, не в состоянии выполнить все свои обязательства по договору на должном уровне. Для потенциальных кандидатов предварительный квалификационный отбор также является плюсом – им не придется тратить финансовые средства и силы для участия в тендере. Однако, стоит учесть, что поставщики обычно крайне недовольны тем, что не прошли данный отбор, потому заказчику нужно найти весомые аргументы.

C момента регистрации участников компания-участник официально становится конкурентом других участвующих в конкурсе компаний. Порой компании-участники подают заявку, сообщая всю необходимую информацию о себе, подтверждают свое согласие с правилами тендера и дают соглашение о неразглашении полученной информации от организатора. Также компания обязуется подписать договор с заказчиком, если выиграет конкурс.

Члены тендерной комиссии регистрируют полученные от участников предложения и решают, в какой очередности будут представлены работы на презентации.

Тендерная комиссия оценивает предложения потенциальных победителей в течение нескольких рабочих дней после того, как был завершен прием предложений или после проведения всех презентаций. Зачастую, все предложения, которые поступили на конкурс, остаются известными лишь их создателям. Не разглашаются и оценки, полученные в ходе проверки предложений. Победителем становится участник, который предоставил максимально выгодное предложение, соответствующее всем требованиям брифа.

Участники, чьи предложения были рассмотрены (если хотя бы одно предложение не было рассмотрено, тендер считается несостоявшимся), но не были приняты, получают свои предложения обратно – они и дальше остаются их собственностью.

Проведение открытого тендера государственного типа

Так как чаще всего тендеры проводятся по инициативе государственных предприятий, а не частных предпринимателей, целесообразно более подробно рассмотреть проведение открытого государственного тендера.

Участники обычно находят сообщение о проведении открытого тендера в СМИ, на специальных сайтах и т.д. Организовывает конкурс или сам заказчик, или группа его сотрудников, которых он назначает ответственными за организацию и проведение.

Первое, что делает заказчик, – это составляет и распространяет тендерную документацию, в которой содержится вся информация, нужная для участия. Такая документация абсолютно бесплатна. Когда срок приема заявок от потенциальных кандидатов истекает, созывается тендерная комиссия, вскрывающая пакеты с заявками. Затем оглашается список участников тендера. Иногда для того, чтобы проверить заявки на соответствие всем требованиям, приглашаются эксперты.

Проведение закрытого государственного тендера

Закрытые тендеры проводят для того, чтобы сделать закупки специального характера или небольшого объема. В этом случае заказчик сам выбирает поставщиков, которые примут участие. Обычно эти аукционы согласовываются с органами государственной власти.

Заказчик рассылает приглашения на участие выбранным лицам. Претенденты, в свою очередь, должны запросить конкурсную документацию и подготовить ее согласно требованиям заказчика вместе с заявкой на участие. Также, он может изменить условия тендерной документации, но в этом случае он обязан уведомить об изменениях участников конкурса. Если у них возникли вопросы, заказчик обязан на них ответить.

Заказчик регистрирует заявки, присланные приглашенными, и поставщики получают подписи о регистрации заявок. Далее в присутствии подрядчиков каждую заявку проверяют на соответствие их требованиям, после чего путем оценки предложений выбирают наиболее выгодное. С этим участником и подписывается контракт.

Кто проводит тендеры?

Торги может организовывать заказчик и самостоятельно. Однако, если тендер проводит частная компания, лучше всего обратиться в специализированные фирмы, которые берут все хлопоты по проведению тендера на себя, при этом освобождая заказчика от массы забот. Такие компании обычно проводят все вышеописанные виды торгов.

Компании-организаторы должны проделать следующую работу:

1. Организовать тендерную процедуру.
2. Проконсультировать заказчика касательно тендерных процедур.
3. Разработать тендерную документацию.
4. Оценить предложения.
5. Организовать закупки.
6. Составить юридические заключения и провести анализ конкурсной документации.
7. Заключить договор о закупке.
8. Обеспечить сопровождение закупок юридически.

Таким образом, доверить организацию и проведение торгов лучше специалистам, если вы в этом деле новичок. А вот более опытным заказчикам можно обойтись и собственными силами.

Утверждено приказом

№ _____ от «____» __________ 2011 г.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Регламент проведения тендеров

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение рассматривает порядок проведения тендеров и приобретения товарно-материальных ценностей (далее по тексту ТМЦ), работ и услуг, приобретаемых для нужд предприятия.

1.2. Данным Положением руководствуются в своей деятельности: директора служб, главные специалисты, работники отдела материально-технического снабжения (далее по тексту ОМТС).

1.3. Приобретение ТМЦ, работ и услуг Заказчиком происходит по одному из трех следующих вариантов:

1.3.1. Без проведения конкурса среди производителей (поставщиков) - в случае приобретения малоценного имущества: стоимость приобретения единицы товара, либо месячный объем поставки данного товара (услуги) не превышает 30 тысяч рублей а также среди стратегических поставщиков ТМЦ, работ и услуг список которых утверждается генеральным директором .

1.3.2. С проведением конкурса в форме сбора маркетинговой информации сотрудниками ОМТС - в случае приобретения легко котируемых, несложных в изготовлении товаров и услуг стоимостью свыше указанной в п.1.3.1.

Под легко котируемыми товарами понимаются товары, ценовые предложения по которым представлены в печатных изданиях (Приложение к настоящему Положению) и (или) в Интернете.

Решение о проведении закупок по данному варианту принимается начальником ОМТС.

В порядке исключения, легко котируемые товары (работы, услуги) могут приобретаться у постоянного поставщика без сбора в каждом случае маркетинговой информации. Решение по данному вопросу принимает начальник ОМТС.

1.3.3. С проведением конкурса в форме тендера - во всех остальных случаях.

1.4. Исключения из данного Положения могут быть сделаны только решением Генерального директора в случае ограниченных сроков для приобретения товаров (работ, услуг), других форс-мажорных обстоятельств на основании служебной записки начальника отдела материально-технического снабжения.

2. Создание Тендерной комиссии

2.1. Генеральный директор утверждает Приказ о создании Тендерной комиссии и проведении тендера. Проект приказа готовится специалистами ОМТС и должен содержать:

Предмет тендера и целевые назначения приобретаемых товаров (работ, услуг);

Состава Тендерной комиссии.

Даты заседания;

Даты подведения итогов тендера;

Ответственное лицо за подготовку и проведение тендера.

2.2. В состав Тендерной комиссии входят:

Председатель – Генеральный директор или назначенное им лицо.

Заместитель председателя – директора служб, главные специалисты, начальник ОМТС.

Члены Комиссии – руководители структурных подразделений, специалисты профиля, соответствующего предмету тендера.

2.3. Заседания Тендерной комиссии проводятся очным или заочным образом. Заседания Тендерной комиссии не могут проводиться в отсутствие ее Председателя, заместителя председателя и (или) членов комиссии.

2.4. В ходе своей работы Тендерная комиссия:

Утверждает список участников тендера;

Определяет соответствие поступивших тендерных предложений техническому заданию (требованиям),

Определяет победителя тендера.

Все принятые Тендерной комиссией решения должны быть оформлены протоколом.

3. Отбор участников тендера

3.1. Участие в тендере должны принять не менее трех не связанных между собой фирм-производителей (поставщиков) требуемых товаров (работ, услуг). В их числе не должно быть заведомо непроходных участников.

3.2. Участником тендера может быть поставщик (исполнитель), имеющий производственные мощности, оборудование и трудовые ресурсы, необходимые для производства товаров (работ, услуг), либо официальными дилерами или представителями предприятий-производителей.

3.3. Приглашение к участию в тендере (Приложение) рассылается поставщикам ТМЦ в течение 3-х рабочих дней после утверждения приказа о проведении тендера.

3.4. Прием тендерных предложений завершается за 2 дня до начала заседания Тендерной комиссии.

3.5. Ответственное за проведение тендера лицо к заседанию Тендерной комиссии готовит перечень приглашаемых участников тендера и пакет необходимых документов для проведения заседания Тендерной комиссии.

3.6. Ответственной за проведение тендера лицо рассылает материалы всем участникам тендера, но не позднее чем за сутки до даты проведения заседания.